Tre nycklar till fokus, arbetsglädje och effektivitet

Vill du ha mer fokus i vardagen? Bli mer effektiv och samtidigt må bättre? Då kan du ha glädje av ett starkare hjärnfokus. Här berättar psykologen, författaren och föreläsaren Johan Bergstad hur det går till.

Hjärnan har inte uppdaterats på cirka 40 000 år. Du och jag är designade för att överleva i naturen, vilket kan ställa till det för oss i dagens hektiska tillvaro. På savannen behövde vi fångas av minsta ljud, som aktiverade hjärnans inre larmsystem. Idag har vi fler distraktioner än någonsin och det är viktigt att känna till hjärnans tre olika system för uppmärksamhet. Förutom ”larmsystemet” finns den ”inre chefen”, som handlar om viljestyrt fokus. Din uppmärksamhet är som en ficklampa. Du kan rikta ditt fokus vart du vill: en uppgift, ett samtal och så vidare. Men så plingar mobilen till, larmsystemet aktiveras och ditt fokus vandrar iväg.

Microsoft gjorde en undersökning som visar att det tog hela 15 minuter innan de anställda var tillbaka i uppgiften igen efter ett SMS. Så fort vi tittar på mobilen är det lätt att göra mer än vi hade tänkt. Därför är det till exempel bra att ha ett vanligt armbandsur för att ha koll på tiden, och om möjligt låta mobilen vara en bit ifrån dig. Forskning visar att vi presterar sämre med mobilen intill oss, och att det också påverkar våra relationer negativt.

Förutom larmsystemet och den inre chefen finns det jag kallar ”dagdrömmarläget”. Detta nätverk är beläget mellan hjärnhalvorna och aktiveras när du inte gör något speciellt, till exempel står i duschen, borstar tänderna eller kör bil på en landsväg med lite trafik. Dagdrömmarläget öppnar upp för kreativitet, men står också för ältande och oro.

Vi behöver alla tre nätverken. Det är en klar fördel om du kan lära dig att stärka chefen, minska larmsystemet och på egen hand aktivera dagdrömmarläget när du behöver boosta kreativiteten. Den första nyckeln till ett roligt och hållbart arbetsliv är min minnesregel SANS: Stäng Av Notiserna Snarast! Notiser triggar larmsystemet så se till att bara ha de notifikationer du verkligen behöver ha aktiverade.

Tycker du att mejlen tenderar att fånga ditt fokus? I så fall kan e-mail batching vara ett bra motmedel. Enligt en forskningsrapport får kontorsarbetare i genomsnitt 126 mejl per dag. Och vi reagerar på inkommande mejl efter cirka 6 sekunder. Sedan tar det i snitt 64 sekunder innan vi är fullt tillbaka i uppgiften igen. I runda slängar ägnar vi cirka 1.5 timme per dag åt att bara komma tillbaka till det vi håller på med. Vilket slöseri med tid och energi! Batching betyder att du ”buntar samman” e-postleveranserna. Ställ in ditt mejlprogram så att du får mejlen levererad så ofta du behöver, men inte oftare. 

Det tredje och sista verktyget är VÄV: Vad Är Viktigast. Skriv ner på en post it-lapp vad som är högsta prio. När du blir avbruten – och det blir vi förr eller senare – tittar du bara på lappen och fortsätter med det som är viktigast utan onödiga omvägar.

Ett bonustips är att tajma mer komplexa uppgifter med din egen energikurva. För många är till exempel förmiddagen förknippad med ett bättre fokus. Ägna dig då åt det som är viktigast. Och spara sådant som kräver mindre av din energi till senare på dagen.

Vill du sedan maxa både prestationer, arbetsglädje och Work-Life Balance så rekommenderar jag några fokusövningar, som du hittar i appen Hjärnfokus. På mina föreläsningar går jag ofta igenom en av dessa, så att deltagarna direkt samma dag kan plocka fram detta verktyg när det behövs.

Läkemedelsföretaget Roche tränade hjärnan 10 minuter per dag i 9 veckor och fann att stressnivån sjönk hela 37 % medan deras fokus stärktes med 20 %. Återkom gärna till mig om du känner till något verktyg som är så kostnadseffektivt och kraftfullt på samma gång.

Tack för din uppmärksamhet och hör gärna av dig till Athenas i god tid innan om du vill att jag kommer till just dig och din organisation. Hoppas att vi ses!

// Johan Bergstad